A continuación se muestra cómo los profesionales de eventos están implementando con éxito herramientas de inteligencia artificial en varios aspectos de la planificación de eventos, desde la ideación creativa y el desarrollo de la agenda hasta el marketing y las operaciones, y cómo los nuevos usuarios pueden incorporar IA en sus flujos de trabajo de eventos.
La inteligencia artificial ya no es un concepto futurista para los profesionales de eventos: es una herramienta práctica que está transformando la planificación, el marketing y la ejecución de ferias y conferencias. Ya sea para la ideación creativa, el desarrollo de agendas o la automatización operativa, la IA ayuda a los organizadores a ahorrar tiempo, mejorar la participación y ofrecer experiencias más personalizadas. Aquí, cuatro líderes del sector comparten cómo integran la IA en sus flujos de trabajo.
Ideación a pedido: LavaCon recurre a la IA para inspirarse en su sesión inaugural
Jack Molisani, director ejecutivo de la Conferencia LavaCon , recurre a la IA para generar ideas. Al planificar la 23.ª LavaCon anual, recurrió a ChatGPT para generar ideas innovadoras para la sesión inaugural, que tradicionalmente incluye actividades interactivas para más de 500 asistentes.
“Nos gusta hacer algo en la sesión inaugural que anime a los asistentes a levantarse y moverse”, explicó Molisani. “Nuestro lema es: ‘¡Nuestros asistentes no son espectadores, son participantes!’”. Entre las actividades anteriores se incluyen concursos de construcción de torres de espaguetis, sesiones de taiko con participación del público y bailes de Bollywood.
«Se me estaban acabando las ideas, así que le pregunté a ChatGPT qué más podíamos hacer», dijo. «Usaremos una de las ideas en nuestra próxima conferencia».
Ahorro de horas en la programación: APHSA agiliza la planificación de la agenda
Donna Jarvis-Miller, CMP, CEM, directora de conferencias y eventos de la Asociación Americana de Servicios Humanos Públicos (APHSA), utiliza IA para elaborar su agenda general para cinco conferencias anuales. Comenzó a incorporar IA en su proceso de planificación el año pasado y ha observado un ahorro de tiempo considerable.
“Este año pude ahorrarme unas seis o siete horas en esta tarea para la Cumbre Nacional de Servicios Humanos de APHSA, que dura tres días y medio”, dijo Jarvis-Miller. “Una vez que domino los conceptos básicos, puedo asegurarme de tener todos los descansos correctos y los detalles importantes, y luego ajustarlos según sea necesario”.
Jarvis-Miller también usa IA para generar guiones para ceremonias de premios. «Introduje todos los datos de las nominaciones en IA y dije: ‘Necesito un guion de dos a tres minutos para reconocer y anunciar a cada uno de estos ganadores'».
Marketing simplificado: Maryland Toy Expo utiliza IA para copiar y codificar
Kristian Kuhn, cofundador de la Maryland Toy Expo , confía en la IA para respaldar tanto sus tareas creativas como técnicas. «Escribir no es mi especialidad, así que definitivamente aprovecho la IA para que nuestros textos de marketing suenen más creativos y atractivos», compartió Kuhn.
El equipo también utiliza IA para generar imágenes publicitarias, redactar biografías de ponentes invitados y ayudar con la programación del sitio web. «Nos ahorra muchísimo tiempo», añadió Kuhn.
Automatización empresarial: MCI USA integra IA en sus operaciones principales
Erin M. Fuller, FASAE, CAE, directora de estrategia de MCI USA , destacó la inversión de su organización en Jade, una plataforma impulsada por IA diseñada para gestionar el registro, el alojamiento y el cultivo de clientes potenciales para ferias comerciales y conferencias.
“La capacidad de la IA para brindar seguimiento en tiempo real, confirmaciones automatizadas (que funcionan las 24 horas del día) y una mayor personalización es una gran ventaja”, afirmó Fuller.
Destacó el amplio impacto de la IA en la gestión de eventos. «La capacidad de combinar grandes conjuntos de datos e idiomas la convierte en una herramienta revolucionaria. La vinculación de expositores basada en intereses y la calificación de sentimientos, así como la automatización de tareas repetitivas como confirmaciones, seguimientos e introducción de datos, permite a nuestro personal ser más estratégico y centrarse en la experiencia del asistente».
Consejos rápidos para incorporar IA a su flujo de trabajo
1. Empieza poco a poco. Prueba una herramienta de IA gratuita como ChatGPT, Copilot o Claude y experimenta con algunas indicaciones.
2. Optimiza tu investigación .
En lugar de buscar en Google, pide a la IA que te sugiera lugares, destinos o atracciones locales que se ajusten a tu evento.
3. Lluvia de ideas para generar nuevas ideas. ¿ Te has quedado atascado con un tema o título? La IA puede ayudarte a generar nuevas perspectivas y opciones creativas.
4. Mejora tu escritura. Pega el borrador en la IA y pídele que sea tu editor. Ajusta el tono, la extensión o el formato según sea necesario.
5. Estandarizar las biografías de los oradores. Usar IA para que sean consistentes en estilo y extensión. Luego, revisarlas por última vez antes de publicarlas.
6. Aprende sobre la marcha. Toma tiempo dominarlo. Experimenta con diferentes indicaciones y perfecciona tu enfoque.
7. Verifica todo .
La IA puede parecer convincente incluso cuando está equivocada. Siempre verifica los datos antes de compartirlos.
8. Sé el estratega. La IA es una herramienta de apoyo. La estrategia, el criterio y la creatividad siguen dependiendo de ti.