Paul Wnek, fundador y director ejecutivo de Coalescence Cloud y ExpandAP, comparte cómo la integración de herramientas de inteligencia de gastos con los sistemas CRM permite el seguimiento en tiempo real de los gastos de ferias comerciales y la generación de clientes potenciales, proporcionando datos de ROI mensurables que ayudan a los equipos de marketing a justificar sus inversiones en eventos.
Las ferias comerciales suponen una inversión significativa. Tras la cuota de inscripción inicial, conllevan «costos invisibles» como el diseño del stand, el merchandising y los gastos de viaje del equipo. El reto reside en que, a pesar del importante gasto en marketing, ventas y eventos, es difícil realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real. Una vez realizado el esfuerzo y la inversión, los directores financieros suelen exigir conocer el retorno de la inversión (ROI), que históricamente ha sido difícil de cuantificar.
Haga que sus clientes potenciales estén «a prueba de futuro» con inteligencia de gastos
Demostrar el valor de una feria comercial comienza con los datos correctos. La inteligencia de gastos es una estrategia que utiliza la automatización para monitorear y analizar el presupuesto en tiempo real. Esto permite a los equipos de marketing, ventas y eventos tomar decisiones informadas y optimizar la estrategia del evento a medida que se desarrolla la feria. Si el stand incurre en gastos superiores a los previstos, el equipo puede renegociar con los proveedores y reasignar los ahorros.
Para maximizar el impacto, integre sus herramientas de inteligencia de gastos con su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto le permitirá no solo realizar un seguimiento de los gastos, sino también vincularlos a sus iniciativas de generación de leads. Esto le permitirá obtener una visión clara del ROI de su feria comercial mediante el cálculo de las tasas de conversión de leads (LCR) y el coste por lead (CPL) ( CPL = Gasto total de la feria comercial ÷ número de leads cualificados ).
Además, el seguimiento de la tasa de conversión de leads frente a la de oportunidades puede ser una métrica útil para demostrar que la feria comercial proporcionó al equipo los leads necesarios para cerrar tratos. El LCR evalúa el porcentaje de leads que se convierten en clientes, lo que demuestra la eficacia del equipo en la generación de leads y el desarrollo de relaciones. La tasa de conversión de oportunidades es el porcentaje de oportunidades que se convierten con éxito, lo que indica la capacidad del equipo de ventas para cerrar tratos.
Integrar los CRM de su equipo con los procesos de AP no solo permite acceder al libro mayor financiero y a los datos de los clientes en un solo lugar. Puede monitorizar cuántos clientes potenciales de la feria se convierten en oportunidades en los próximos 90 días, el coste asociado a cada nuevo cliente potencial y, con la aplicación adecuada, visualizar esta información para comprobar el retorno de la inversión (ROI) de su inversión en la feria.
Cuantificar a quién conoces
Una gran parte de las ferias comerciales consiste en hacer nuevos contactos dentro de una industria, lo que incluye todo, desde una pequeña charla en el happy hour hasta el escaneo de credenciales o códigos QR en un stand.
El problema que enfrentan la mayoría de los equipos es que estos contactos más largos o momentos intangibles de conexión son difíciles de cuantificar. Imagine que su compañero de trabajo dice que «conoció a nuevos contactos en la hora feliz con quienes conectó en LinkedIn». ¿Fueron cinco o cincuenta contactos nuevos? ¿Cómo benefició esta actividad a su empresa? Los directivos necesitan datos visibles. Las herramientas de inteligencia de gastos del software CRM permiten cuantificar estos nuevos contactos y hacer un seguimiento de las relaciones continuas a lo largo del ciclo de vida del cliente.
El seguimiento de gastos y presupuestos de extremo a extremo dentro del CRM de una empresa ofrece varias ventajas:
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La combinación de informes de gastos con métricas de clientes potenciales y ventas brinda una visión completa cuando llega el momento del análisis oficial del ROI de la feria comercial.
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Comprender el costo asociado con la adquisición de cada cliente potencial ayuda a priorizar los esfuerzos de seguimiento en función de la rentabilidad potencial.
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En las próximas semanas y meses, a medida que los clientes potenciales se conviertan en clientes, podrá elaborar estrategias sobre las ferias comerciales a las que asistirá a continuación en función de sus necesidades comerciales.
Consideraciones
Para implementar eficazmente la inteligencia de gastos en tiempo real, considere seleccionar una plataforma o aplicación nativa de su CRM, que se ajuste a las necesidades de la organización y se integre a la perfección con los flujos de trabajo existentes. Asegúrese de que los equipos de marketing, eventos y ventas estén capacitados y se sientan cómodos usando las nuevas tecnologías para maximizar su efectividad. El análisis del ROI solo será tan bueno como los datos ingresados en tiempo real en la feria, ya sea el gasto del personal en Uber al aeropuerto o un nuevo cliente potencial que ingresa su información en su stand.
A medida que crece la demanda de rendición de cuentas en las empresas de todo el mundo, aprovechar la información de gastos en tiempo real es cada vez más vital para que los equipos de marketing demuestren el ROI de la participación en ferias comerciales. Con un poco de integración y automatización, las organizaciones pueden obtener una ventaja competitiva y demostrar el valor tangible de sus esfuerzos de marketing. Monitorear cada dólar, cada pase de credencial y cada cliente potencial en el mismo lugar y en tiempo real significa que los equipos de eventos tienen la respuesta a la inevitable pregunta: «¿Cuál fue el ROI de asistir a esta feria?». Olvídense de revisar recibos, buscar en la lista a los contactos más prometedores y estimar el ROI. Con información de gastos en tiempo real, los líderes sabrán en qué punto se encuentra el esfuerzo en cualquier momento de la feria.