Nada supera el toque personal, pero a veces, reunirse de forma remota es la única manera. Ante el brote de COVID-19, muchas compañías en todo el mundo han cambiado a reuniones remotas para mantener a sus empleados seguros.
Reunirse en el espacio virtual, sin embargo, conlleva ciertos desafíos.
Detrás de una computadora portátil, es fácil para sus empleados desconectarse y trabajar en otras tareas. O, lo que es peor, sentirse desconectado debido a los monólogos de los líderes de la reunión y la falta de espacio para la interacción.
No éramos ajenos a todo esto. Por eso para solucionar estos problemas, les recomendamos la siguiente lista de tácticas.
Antes de la reunión remota
1. Elija una herramienta confiable de videoconferencia
Una configuración técnica de calidad lo es todo. Use una herramienta de videoconferencia a prueba de fallas como Zoom, Hangouts o Skype.
2. Simplifica tus diapositivas
Si usa el uso compartido de pantalla para mostrar diapositivas al resto del equipo, haga que las diapositivas sean lo más simples posible. Asistir a una reunión en línea exige aún más atención que una reunión en persona. Evite diapositivas de presentación con mucho contenido o sus colegas en línea pueden desconectarse fácilmente.
3. Rota los horarios de tus reuniones
Si su equipo está disperso por todo el mundo, rote los horarios de sus reuniones para acomodar a las personas en diferentes zonas horarias.
4. Designar un facilitador de la reunión.
Designe un facilitador que dirija las conversaciones entre los asistentes, modere las discusiones e invite a las personas a contribuir. En el caso de reuniones híbridas, haga que alguien del equipo remoto facilite la discusión entre las personas que están en línea.
5. Recoge preguntas por adelantado
Comience a recopilar preguntas a través de Slido un par de días antes de que comience la reunión. Esto le permitirá compartir temas de los que sus colegas quieren hablar y diseñar una agenda más relevante.
6. Reúna las aportaciones de aquellos que no pueden unirse
Reúna ideas de sus compañeros de equipo que no pueden unirse a la reunión para que pueda tener en cuenta sus aportes al abordar un problema determinado o plantear un punto en su nombre.
Además, aliéntelos a publicar sus preguntas con anticipación (consulte el punto anterior). Esto le permitirá incorporar sus puntos en la discusión y hacer que se sientan incluidos mientras ven la grabación más tarde.
7. Únase a la reunión cinco minutos antes.
Independientemente de si está ejecutando la reunión o solo asistiendo, no pierda el tiempo valioso de la reunión para solucionar problemas o solucionar problemas de micrófono o video.
Durante la reunión remota
8. Comience con una verificación técnica rápida
Primero, asegúrese de que todos puedan ver y escuchar a los demás correctamente. Por ejemplo, puede comenzar cada reunión remota con una rápida verificación de aprobación y solo luego pasar al contenido principal.
9. Anime a las personas a encender sus cámaras
Cuando sus colegas se unan a la reunión, pídales que enciendan sus cámaras. Por supuesto, está bien si alguien prefiere asistir sin que su video esté encendido, pero una reunión remota se hace mucho más personal si las personas pueden verse en la pantalla.
10. Recuerde a las personas que deben silenciarse / activarse
Para evitar cualquier ruido de fondo, aconseje a las personas que mantengan sus micrófonos apagados cuando no están hablando. Sin embargo, no olvide hacer que se sientan libres de silenciarse cuando quieran contribuir a la discusión.
11. Dé la bienvenida a todos y póngase al día
Una vez que esté listo, comience dando la bienvenida a todos sus colegas que se han unido. Si es posible, diga hola a cada uno individualmente y diríjase a él o ella por su nombre. En grupos pequeños y medianos, es bueno comenzar con una pequeña charla rápida o ponerse al día para aligerar el estado de ánimo.
12. Realice una encuesta para romper el hielo
En grupos medianos o grandes donde es difícil ponerse al día con todos individualmente, realice una encuesta de calentamiento divertida e invite a sus compañeros de equipo a participar.
Por ejemplo, puede probar una encuesta de calificación preguntando a sus colegas «¿Cómo calificaría la semana pasada?» o una nube de palabras divertida como «Si fuera a describir la semana pasada en una palabra, ¿cuál sería?»
13. Resuma la agenda
A medida que avanza al contenido de la reunión, dedique el primer minuto o dos a describir de qué se tratará la reunión y establecer los objetivos de la reunión.
14. Comparta la pantalla solo si es necesario
Es una buena práctica si el orador o los oradores comparten sus diapositivas en pantalla para que todos puedan seguir de qué se trata la discusión. Pero no comparta su pantalla a menos que realmente lo necesite. Es mejor dejar que tus asistentes en línea te vean a ti y a los demás.
15. Minimice el tiempo de presentación, maximice el tiempo de discusión
Fomente las interacciones humanas durante sus reuniones remotas para compensar la falta de contacto personal. Modifique un poco la agenda de sus reuniones y construya alrededor de discusiones en lugar de la transmisión de contenido unidireccional.
16. Evita conversaciones paralelas
No es raro en cualquier tipo de reunión que un par de personas se pierdan en una conversación paralela, mientras que el resto de las personas que no están involucradas se sienten excluidas.
Evite esto designando un líder o facilitador de la reunión que vigile la agenda de la reunión e intervenga cuando la reunión deje de ser relevante para todos.
17. Use encuestas en vivo para tomar una decisión
Con las reuniones en persona, es fácil hacer un gesto rápido de las manos para tomar una decisión o pedir a las personas que asientan con la cabeza. En un entorno en línea, es difícil descubrir qué piensan. Puede usar encuestas en vivo para tomar el control del pulso durante sus reuniones remotas. En lugar de una muestra de manos, realice una encuesta rápida de opción múltiple para dar a sus asistentes la oportunidad de expresar sus opiniones.
18. Dale voz a tus colegas remotos
Con numerosas personas en línea, a menudo es difícil para los asistentes tener tiempo para hablar. Invite a las personas que han guardado silencio durante un tiempo a comentar sobre el tema actual o compartir sus ideas. Si está utilizando Zoom, la plataforma permite a los asistentes a la reunión «levantar la mano», lo que ayuda a otros a notar que quieren decir algo.
19. Preguntas de crowdsource durante su reunión remota
Otra forma de dar voz a sus compañeros de equipo remotos es utilizar una aplicación de preguntas y respuestas que permita a sus colegas en línea publicar sus preguntas en cualquier momento durante la reunión. Está entonces en manos del facilitador de la reunión asegurarse de que se aborden todas las preguntas o que se las aborde durante el tiempo de preguntas y respuestas.
20. Espacie las encuestas para volver a involucrar a sus asistentes
Mantenerse alerta durante una reunión en línea es todo un desafío en sí mismo, y mucho menos si la reunión dura una hora o más. Es por eso que es una buena práctica dividir la reunión en partes más pequeñas y más digeribles y volver a involucrar a sus asistentes en el medio.
Las encuestas en vivo son excelentes para recuperar la atención de los asistentes y lograr que participen activamente en la discusión.
21. Finalice su reunión con los siguientes pasos claros
Designe a alguien que tome notas durante la reunión y resuma los puntos clave y los resultados de la reunión. Puede compartir esto por escrito después de que finalice la reunión con los asistentes y los que no pudieron unirse.
22. Grabe su reunión
No olvide grabar su reunión remota para aquellos que no pudieron unirse en vivo o para que sus asistentes la repitan si se han perdido algo.
Después de la reunión remota.
23. Realice una encuesta de comentarios
Recopilar los comentarios de sus colegas después de cada reunión remota es una excelente manera de aprender qué funcionó, qué no funcionó, y así mejorar la experiencia de sus trabajadores remotos. Puede crear una encuesta de comentarios en Slido fácilmente y pedir a sus colegas remotos que la completen antes de que cierren la sesión.
24. Sigue y envía la grabación
Después de la reunión, envíe un correo electrónico de seguimiento con una nota de agradecimiento a todos los que asistieron; incluya los materiales relevantes, como el enlace a la grabación de la reunión, los resultados de la reunión, los próximos pasos tangibles, etc.
25. Convierta la grabación de su reunión en un podcast
Dado que esperar que las personas vean una grabación de video completa de la reunión es un poco exagerado, envíe a sus colegas una versión de audio de la grabación para que puedan escuchar la reunión como un podcast. Una versión de podcast también es mucho más práctica: sus colegas pueden escucharla sobre la marcha.