Los mejores consejos para mejorar tu evento virtual

John Saunders  proporciona orientación y consejos para organizar un evento virtual exitoso.

 

Varios negocios ahora están adoptando eventos virtuales, incluida la industria de exposiciones, y mientras muchos navegan por nuevas plataformas de software, garantizar una experiencia memorable y sin problemas es crucial para el éxito del evento. 

Un evento virtual puede traer varios beneficios que las empresas continuarán valorando más allá del clima actual, en particular que pueden ser altamente medibles y rastreables, pero esto también trae nuevos desafíos a la vanguardia. 

He resumido algunos de los factores clave que creo que deberían considerarse al planificar / organizar un evento virtual:

Consejos de planificación de eventos virtuales durante una pandemia 

  • La preparación es clave : durante el período de planificación, es fundamental que toda la tecnología se pruebe de antemano para evitar problemas de sonido, iluminación, conexión, antecedentes u otros problemas durante el día. Las personas perderán confianza e interés en las capacidades de un organizador si la tecnología es deficiente.
  • Asegúrese de que los oradores estén completamente preparados para los eventos en línea de antemano: los oradores deben ser entrenados sobre cómo interactuar con las personas en línea y dirigirse a su audiencia a través de una cámara. Es una habilidad muy diferente a los eventos físicos en el escenario y la práctica es vital para garantizar el compromiso. ¡La presentación física tampoco debe ser olvidada!
  • Aprecie y reconozca las claras diferencias entre la planificación de un evento virtual en comparación con uno físico: un evento virtual requiere diferentes escalas de tiempo, disciplinas y tecnologías.

Seis formas de mejorar tus reuniones virtuales

  • Mire todos los detalles finos cuando produzca un evento virtual; esto incluye todo, desde asegurarse de que cada parte de la tecnología funcione y sea eficiente para garantizar que todos los oradores estén bien informados y ensayados.
  • El contenido es clave : asegúrese de que sus altavoces sean atractivos y que sus diapositivas también se vean geniales.
  • Investigue la mejor solución / plataforma digital para el evento : es importante encontrar una que resuene con la marca o el público y se vea profesional. No solo opte por el más barato.
  • Conozca el software en detalle : muchas empresas se han comprometido con un software antes de conocer todas sus capacidades.
  • El mundo virtual está creciendo rápidamente: las empresas deben estar un paso adelante e identificar cuál será la próxima solución tecnológica para su evento e identificar mejores productos en el mercado que satisfagan las necesidades de su audiencia.
  • Supere los desafíos de no tener conectividad personal cara a cara: en TVEC intentamos replicar algunos de los puntos de contacto que generalmente se logran cara a cara al traer ideas híbridas al formato digital, por ejemplo, enviando bebidas a los clientes por adelantado .

Más sostenible 

Un gran factor y beneficio para los eventos tecnológicos y virtuales es la falta de viajes necesarios para asistir a eventos, reuniones y conferencias. Ahora es más fácil que nunca unirse a estos eventos desde cualquier parte del mundo. 

Reducción del uso de recursos: los eventos físicos utilizan una gran cantidad de papel, plástico e incluso energía, especialmente en lugares más grandes. Los eventos virtuales han permitido reducir una gran cantidad de esto y crear un futuro mucho más sostenible.

 

John Saunders es CEO y fundador de  The Virtual Event Company  ( TVEC ), con sede en el Reino Unido TVEC también está representada en París y Chicago.