Stephanie Selesnick dice que el valiente nuevo mundo B2B de eventos híbridos llegó para quedarse.
Las exposiciones y conferencias híbridas se mantendrán como parte del tejido de eventos de empresa a empresa en el futuro. Esto es parte del ‘Brave New World’ y todos estamos aprendiendo en el camino.
Un colega me invitó a ver una conferencia virtual a la que asistía. Este evento fue el eje de un evento en vivo de cuatro días muy costoso (USD $ 4,000), que contó con muchas sesiones educativas y un piso de exhibición / patrocinio de 30 compañías.
La plataforma virtual era robusta y había áreas para visitar entre sesiones: una sala de chat y una sala de juegos. Los organizadores no hicieron ajustes de precio después de pasar a virtual. Me pareció sorprendente. ¿Se entregó por completo? En una palabra, no. Podría tener? Probablemente no, incluso con algunos ajustes.
Los eventos virtuales son una buena alternativa para celebrar y educar a una comunidad cuando no pueden estar juntos en vivo. Las plataformas digitales permiten una audiencia más diversa e inclusiva ya que los delegados no tienen que viajar e incurrir en todos los gastos relacionados. Abren las puertas a, literalmente, todo el mundo.
Desafortunadamente, este formato no incluyó una adaptación para una plataforma y experiencia de usuario diferentes.
Los organizadores (erróneamente) esperaban que patrocinadores, expositores, oradores y delegados participaran durante cuatro días completos, frente a una computadora, mirando una pantalla. No se proporcionó interacción humana cara a cara, ojo a ojo. El único método de comunicación entre patrocinadores para visitantes y visitantes a visitantes era ‘chatear’ usando avatares o fotos estáticas. Este tipo de maratón virtual es insostenible para todas las partes interesadas durante tantas horas al día, tantos días seguidos.
Hay tres lecciones que aprender del cambio de en vivo a digital:
1. Tiempo. Tenga en cuenta el tiempo de pantalla que requiere su evento. Celebrar horarios específicos y diferentes para exposiciones y educación.
a. Zonas horarias: los organizadores de todo el mundo parecen ignorar dónde se ubica su audiencia geográficamente a la hora de programar notas clave y eventos especiales. Tenga en cuenta la región donde vive la mayoría de su audiencia, luego diseñe la agenda en función de esa zona horaria.
si. Cualquier plataforma virtual que use debe ofrecer recordatorios de programación de delegados. No todos lo hacen.
2. Educación del expositor y patrocinador. Este es un patio de recreo completamente nuevo para todos. Visitamos algunos puestos y, sin excepción, sucedió una de dos cosas: 1.) El stand estaba vacío (nadie en línea); o 2.) El personal de la exhibición se parecía a personal desagradable en la vida real persiguiendo visitantes por el pasillo. Ambas fueron malas experiencias.
a. Enseñe a sus patrocinadores y al personal de exhibición cómo interactuar en un entorno virtual (incluida la venta de stands). Ayúdelos a diseñar la presencia en línea de su organización utilizando contenido, liderazgo de pensamiento y construcción de relaciones en lugar de centrarse en cerrar ventas.
3. Las salas de chat y la gamificación deberían inspirar la interacción. Otorgar puntos virtuales a los visitantes por visitar a todos los expositores o patrocinadores durante un minuto o dos, o realizar un sorteo para un par de auriculares es el equivalente a usar la vieja atracción ‘stand nena’. Para obtener clientes potenciales de calidad, intente utilizar juegos como la búsqueda trivial para mostrar su industria, oradores, sesiones y patrocinadores para atraer a su audiencia.
a. La sala de chat debe ser más que un lugar para que los expositores anuncien su presencia en el evento. Considere tener un facilitador para alentar la interacción. Nada de esto es fácil. Cree las mejores prácticas y recuerde que al final, podemos proporcionar valor a nuestros grupos de interés en un mundo virtual o híbrido. Ya sea que el evento sea en vivo o digital, nuestro trabajo es reunir con éxito a los compradores y vendedores.