Seis formas de aprovechar la tecnología para una planificación perfecta de eventos

Trish King, director de eventos en Wrike, brinda algunos consejos sobre cómo la tecnología y la automatización pueden facilitar el proceso de planificación de eventos.

Las conversaciones de ventas son cada vez más virtuales, por lo que las pocas veces al año que los representantes se reúnen con clientes potenciales o compradores no tienen precio.

El volumen de eventos ha aumentado en los últimos años, y también la importancia de las reuniones e intercambios cara a cara con compradores clave. Esto ha mantenido los eventos relevantes, a pesar de su costo.

Esto significa que es aún más crítico para los especialistas en marketing de eventos acertar, desde la estrategia hasta el mensaje en el stand. La colaboración rápida es esencial, lo que significa que es hora de que los especialistas en marketing de eventos eliminen las carpetas de tres anillos anticuadas de antaño y adopten estos nuevos hábitos para planificar y ejecutar eventos impecables e impactantes hoy y mañana.

1.- Aléjate de las hojas de cálculo

Ahora que tenemos alternativas sólidas, es seguro decir que las hojas de cálculo son dolorosas, ineficaces y demasiado complicadas.

Las alternativas incluyen herramientas de administración de proyectos con aplicaciones móviles que se pueden usar para planificar el evento antes de que comience y para acceder a toda la información que necesitará en el sitio. Estas aplicaciones se sincronizan con la nube para que no se pierda nada, y puede usarlas para mantenerse en contacto con sus compañeros en la oficina en tiempo real, algo que simplemente no puede hacer con las hojas de cálculo.

2.- Comience a usar soluciones en la nube √Lo mejor de un sistema basado en la nube es que hay una única fuente de verdad en la que cualquiera puede encontrar todo lo que necesita.

Esto significa que no habrá más instancias de personas que usen una versión desactualizada de un documento o que pierdan un correo electrónico o no se adhieran a actualizaciones más recientes. Es un lugar donde los archivos, las decisiones, los contratos y las conversaciones se organizan juntos y están disponibles para cualquier persona de su equipo.

Si cambia una fecha límite o actualiza un documento, todos pueden verlo. Eso significa menos reuniones y menos tiempo para difundir nueva información a los miembros del equipo. Una única fuente de verdad asegura que todos estén en la misma página en tiempo real.

3.- Deje que la tecnología lo ayude a delegar

Cuando eres el responsable, es difícil delegar. Si alguien se equivoca, sigue siendo tu culpa.

Pero no tiene que ser así. El software de gestión de trabajo colaborativo le permite asignar trabajo a los colaboradores de su equipo y controlar fácilmente el estado de cada tarea. Incluso puede automatizar la solicitud de actualizaciones a los miembros del equipo. Y todo el sistema es transparente, por lo que todos pueden ver lo que está en la lista de tareas de todos. Esto le quita la responsabilidad al responsable.

4.-Dejar de rastrear a través de hilos de correo electrónico

El correo electrónico no es ideal para conversaciones de larga duración. En comparación, si lleva a sus proveedores a su ecosistema en la nube, puede tener conversaciones entrelazadas que incluyen todos los archivos y actualizaciones recientes. Crear un hilo dedicado para cada conjunto de tareas minimiza significativamente el tiempo que pasa buscando información.

5.-Automatiza tus plazos

Las campañas de marketing de eventos giran en torno a plazos estrictos. Las fechas de los eventos no se pueden ajustar, por lo que debe asegurarse de seguirlas con un alto grado de precisión. Pero las fechas suaves surgen en el proceso y a menudo requieren cálculos mentales para descubrir cómo afecta el resto del horario.

Hoy en día, existen herramientas que pueden ayudarlo a automatizar estos cálculos. Puede administrar cambios inesperados en la programación, sabiendo que no está haciendo descarrilar todo el evento. La automatización le permite cambiar una fecha y la computadora hará el trabajo sucio de averiguar el resto.

6.-Crea plantillas para el éxito

Las herramientas basadas en la nube le permiten utilizar los aprendizajes de programas anteriores (tanto positivos como negativos) para crear una plantilla de trabajo para el próximo evento. Esto lo ayudará a optimizar su trabajo, no solo a administrarlo, a medida que aumenta el volumen y el costo de sus eventos.

Es hora de que los especialistas en marketing de eventos abandonen la carpeta y adopten las comodidades modernas. El software en la nube no es algo que deba temer: solo lo ayudará a mejorar la planificación de eventos de principio a fin.

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