Organizadores Feriales

Evaluación de Proveedores de Stands y Servicios Feriales

Infografía

El fuerte crecimiento del sector ferial tiene relación directa con la necesidad de más stands y servicios para la operación en ferias. Como consecuencia, esta necesidad genera crecimiento para la industria de producción de stands y profesionales de arquitectura comercial.

En las ferias por sus cortos tiempos de montaje, optimización de tiempos y espacios, exige operaciones con soluciones rápidas, proveedores con capacidad de resolver  imprevistos que se generan durante la producción del stand y que evite afectar fechas de entrega, o ser capaces de resolver cualquier problema que se presente durante un montaje nocturno y que al amanecer todo quede listo para poder exhibir o que el cliente pueda montar sus productos a exhibir.

En este crecimiento, fuente de generación de empleo para mucho proveedores, también da origen a la proliferación de empresas informales con bajo profesionalismo, que ante la incapacidad de poder enfrentar las exigencias operativas que demanda servir al sector ferial, terminan perjudicando en imagen y rentabilidad a las marcas que son sus clientes, inclusive la imagen de los organizadores ante clientes internacionales que confían en productoras peruanas.

El stand debe estar listo antes que inicie la feria, para una marca, dejar de vender o estar sin exhibición un día o medio día , implica el 30% de su participación en una feria que dura 3 días, al margen del estrés que le genera al cliente.

Por ello crece la necesidad de los organizadores feriales de evaluar a los proveedores oficiales, que serán recomendados a sus clientes (los expositores), sobre todo internacionales, con una metodología que les permita seleccionar potenciales proveedores con baja probabilidad de fallas en el cumplimiento de plazos y especificaciones técnicas comprometidas en el diseño del stand,  para lo cual realizamos una investigación sobre los problemas presentados los dos últimos años, de modo que permita diagnosticar la causa y encontrar una solución.

Los principales problemas que se presentaron al cliente final:

  • 68% Incumplimiento con fechas de entrega pactadas.
  • 42% Diseño no apropiado para sus exhibiciones (no es funcional o no facilita la venta).
  • 55% Diferencia entre los diseños 3D ofrecidos y los productos entregados.
  • 65% Malos acabados y/o fallas constructivas.
  • 82% de los proyectos tuvieron que re procesarse o darle alguna reparación posterior a la instalación durante la feria.
  • 5% Clientes internacionales dieron adelantos de dinero a un proveedor y este no presento u trabajo de calidad como el ofrecido o simplemente no aparecieron el día de la feria.

Las principales razones de origen fueron:

  • Incapacidad operativa del proveedor, falta de infraestructura propia, maquinaria y herramientas inadecuadas o insuficientes.
  • Alta dependencia de sub contratistas, tercerizan muchos procesos clave y no cuentan con personal o con talleres propios.
  • Incapacidad financiera e insolvencia económica para enfrentar los proyectos
  • El proveedor asumió un proyecto a pesar de no contar con la capacidad operativa ni financiera que el proyecto demanda.
  • Falta de personal idóneo, personal operativo improvisado.
  • Falta de experiencia y/o poco tiempo en el mercado.
  • Se comprometieron en corto tiempo para ejecutar el proyecto.
  • Indecisiones del cliente y modificaciones en el proceso.

Si bien son aspectos que deben mejorar los proveedores en los que el cliente puede intervenir muy poco, la gran conclusión es que es el cliente quien debe elegir correctamente a su proveedor, y esta acción si depende de él.

Para ello se debe hacer una evaluación al proveedor que incluye la creación de un expediente con documentos muy sencillos de conseguir y que ayudan a conocer la situación del proveedor a quien estamos confiando un proyecto.

Parámetros y criterios de evaluación

Sobre la capacidad Operativa del proveedor:

  • Visita de instalaciones: Generalmente los proveedores de puntos de venta en nuestro país son emprendedores que tienen sus inicios en la publicidad, marketing, o son ex vendedores, por tanto muy buenos “vendiéndose” mostrando un buen brochure o website. Por eso es imprescindible la visita a las instalaciones o talleres y observar su real capacidad productiva y de organización, con lo cual podremos conocer mejor a nuestro socio para el proyecto.
  • Conocer el Coeficiente de Autonomía: La ejecución de proyectos para puntos de venta y tiendas en centros comerciales siempre tiene factores imprevistos, por ello es importante conocer que tan autónomo o dependiente de sub contratistas es nuestro proveedor, esto nos permitirá estimar que tan bien podrá resolver cualquier imprevisto que se le presente de modo que la marca termine sin afectarse.

Para calcular el coeficiente, se elabora un cuadro detallando los procesos más relevantes del proyecto.

Por ejemplo: Producción de Stands
Procesos clave para el proyecto Ponderación Proceso Propio Proceso Tercerizado
Taller de carpintería 1 si
Pintura 1 si
Taller metal-mecánica 1 si
Rotuladores de vinil 1 si
Técnicos eléctricos 1 si
Impresión digital 1 si
Camiones de transporte 1 si
Personal en planilla para montaje 1 si
Total 8 3 de 8
Autonomía 37%

O lo que sería peor, es que el proveedor no tenga un taller que lo soporte y tercerice todo, con lo cual su autonomía ante un imprevisto es casi nulo por más voluntad que este tenga.

  • Relación Tamaño del proyecto vs Trayectoria de la empresa (TP/TE): Nos indica la proporción que representa el proyecto o stand que deseamos encomendar respecto al total de los proyectos que realizó el proveedor en todo el año anterior; debe existir una relación lógica y prudencial entre el valor en dinero del proyecto por asignar respecto a la facturación total gestionada en todo el año anterior.

Por ejemplo:
Se desea asignar un proyecto de S/100,000 y se tiene dos postores: el Proveedor “A” que el año pasado facturó S/. 5´000,000 y el proveedor “B” que en el mismo año facturó S/. 400,000

  • Cálculo TP/TE de “A”: S/100,000 / 5’000,000 = 2% quiere decir que el proyecto es equivalente al 2% que el postor gestionó durante todo el año pasado.

  • Mientras que el TP/TE del proveedor “B”: S/. 100,000/ S/.400,000 = 25% significa que el proyecto a asignar es el 25% de todo lo que pudo gestionar en un año.

Cuanto menor sea el coeficiente, es menor el riesgo. Este análisis puede hacerse más ácido aún si lo comparamos con la facturación del proveedor del año anterior, pero solo de la categoría a evaluarse, o de proyectos similares al que postula.

Sobre la capacidad financiera del proveedor y evitar riesgos:

  • Referencias Bancarias: Solicitar la relación de bancos con que trabaja el proveedor y el nombre de sus sectoristas, ellos podrán brindar referencias sobre situación financiera y solidez para recibir los adelantos y medir el nivel del proyecto a asignar, así se evita que posibles adelantos terminen cubriendo deudas impagas a terceros.
  • Líneas de Crédito: Las empresas por lo general tienen condiciones de pago a 30, 60 o más días a sus proveedores, por eso es fundamental que el proveedor cuente con líneas de crédito que le permitan hacer el proyecto encomendado con la garantía de poder concluirlo, caso contrario es alto el riesgo de retrasos de la producción por falta de liquidez.  Conocer el tamaño de líneas de crédito permite relacionar el tamaño del proyecto que podemos encomendar.
  • Las cartas fianza: Cuando se entrega un adelanto al proveedor, se debe exigir una carta fianza. Este mecanismo es útil, no solo para proteger el dinero entregado, sino porque obliga al proveedor a cumplir con fechas pactadas y no desviar los fondos a otro proyecto.

Documentos a exigir y la información que aportan para conocer la formalidad y solvencia del proveedor:

  • PDT: Solicitar el PDT de los últimos 2 años, nos permite conocer el nivel de ventas que ha gestionado previamente, esto es importante para evaluar la proporcionalidad entre el proyecto a encomendar respecto a su venta acumulada.

Por ejemplo, sería muy riesgoso entregar un proyecto que en tamaño representa el 50% o más de las ventas realizadas durante todo un año.

El nivel de ventas también nos brinda una idea del nivel de respaldo que podemos esperar ante un eventual reclamo, incumplimiento o garantía de nuestro proveedor.

  • Reporte de Infocorp de la empresa: Nos brinda la visión de la correcta gestión de la empresa, y una noción de las obligaciones del proveedor frente a terceros, que eventualmente podrían tomar alguna acción contra la empresa, perjudicando proyectos que se tengan en curso, con el análisis de este reporte se puede percibir la solvencia moral y cumplimiento de responsabilidades de su candidato a proveedor.
  • Infocorp del representante legal o propietario: Para el caso de las micro y pequeñas empresas, existe una fuerte interdependencia entre el dueño y su empresa, cualquier incidente afectará ambas partes por ello en estos casos, más importante que el reporte de la empresa, es la información sobre el dueño, ya que si este tiene fuertes deudas personales impagas va a impactar de todos modos a su empresa.  Adicionalmente, en este sector existe alta evasión de responsabilidades para con los clientes y de impuestos, por ello algunos crean nuevas empresas para no ser reconocidos  e inclusive se presentan nuevamente a los mismo clientes bajo otra “marca de empresa” o testaferros.
  • NOTA: Una forma simple de entender INFOCORP, es revisando el “score”, cuanto más cercano a 999 el riesgo es mínimo, el riesgo es alto cuanto menor sea el score.
  • Ficha R.U.C actualizada: Debe ser actual, el proveedor puede descargarla por internet. Permite visualizar si la empresa está en orden y “habida”, caso contrario sus facturas no serán válidas por SUNAT.  Así mismo podemos ver el tiempo en el mercado que tiene la empresa (inicio de actividades) y comprobar direcciones reales que coincidan con las referencias comerciales, así evitamos sorpresas indeseables.
  • Plame (planilla electrónica): Este reporte, que también se descarga de Internet fácilmente, nos permite verificar la cantidad de personal “formal” con el que cuenta el proveedor y representa la capacidad operativa real para enfrentar un proyecto; evita además contingencias laborales, ya que las empresas como clientes, tienen responsabilidad solidaria sobre los empleados de sus proveedores, es decir si un proveedor tomó servicios de alguien que no lo puso en planilla o no cumplió con sus pagos, esta persona, podría ir contra el cliente final (usted) con solo demostrar que participó en la obra ejecutada.
  • Organigrama: Solicitarlo permite conocer las áreas de soporte con las que cuenta el proveedor y que lo respaldarán durante el proyecto.   Cuanto más distribuidos estén los roles de operación (planeamiento, producción, logística, supervisión), los del área comercial y administrativa, el proveedor podrá ejecutar con mayor holgura un proyecto, tendrá apoyo para resolver imprevistos, coordinaciones con su cadena operativa y enfocarse en su proyecto sin distracciones administrativas, financieras ni logísticas, brindando un mejor servicio sin impactar en retrasos o pérdida de tiempo.

Exigir formalidad cuando vamos a recomendar a proveedores, va más allá de colaborar en la mejora de nuestro país, de cumplir con los contratos del área de compras o las políticas corporativas de la empresa,  sino también para proteger los resultados, cumplimiento de tiempos, ahorro de dinero y sobre todo: evitarle un estrés innecesario a los expositores.

Por:
Roger Evangelista
Consultor en Imagen Corporativa Retail – Asociado a AFEP.

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