La nueva cara del registro en eventos

Richard John presenta una compañía que actualiza la experiencia de registro de eventos para la era moderna.

A medida que los organizadores comprenden la necesidad de mejorar la experiencia de los asistentes al evento, el enfoque se ha centrado en el tema espinoso del registro.

Incluso a inicios del 2020, aún surgen imágenes de multitudes impacientes que se reúnen alrededor del personal acosado, que intentan desesperadamente ensamblar y distribuir las credenciales a las masas.

Los organizadores conectados entienden la necesidad de refinar el proceso, y están apareciendo nuevos desarrollos. El reconocimiento facial en los aeropuertos ya es familiar para la mayoría de los viajeros internacionales y ahora se está utilizando como una herramienta para desbloquear dispositivos móviles. Ahora ha llegado a grandes eventos tanto en Europa como en los Estados Unidos.

Zenus es una compañía que ofrece la opción de subir una foto durante el proceso de registro, y está reclamando una aceptación del 50-75%, a la par con la aceptación de la aplicación del evento. La compañía afirma que reduce el tiempo de check-in a menos de ocho segundos y se integra a la perfección con otros proveedores.

«Mejorar la experiencia del cliente comienza con tener el idioma correcto», dice Keith Findlay, quien dirige el brazo europeo de la compañía australiana AV1, que ha revolucionado muchos eventos con sus quioscos de autoservicio.

«Tenemos grandes carteles en eventos con la palabra ‘Registro’. De hecho, la mayoría de las personas ya se han registrado; este elemento es el check-in, y tal vez deberíamos robar la analogía de la aerolínea.

“En nuestra vida diaria, todos nos estamos acostumbrando cada vez más a la automatización, con opciones de autoservicio e IA que influyen en lo que hacemos, compramos y experimentamos. No hay ninguna razón por la que no deberíamos tener la misma experiencia en una feria comercial «.

Además de la oportunidad de ahorrar costos para los organizadores, aumentar las opciones para los clientes es el corazón de la nueva tecnología. «No debería tratarse de tratar de deshacerse de la interacción humana», explica Findlay. “Pero se trata de la opción que tenemos en otros lugares (bancos, tiendas, aeropuertos) para relacionarnos con un ser humano o no. Creo que el personal de registro está mejor aprovechado para dar la bienvenida a las personas y dirigirlas al café ”.

Si bien hacer que el proceso sea más rápido en el evento puede ser atractivo, desarrollos como Sprintr ofrecen otro beneficio clave. Los quioscos se pueden ubicar en ubicaciones externas, como aeropuertos, estaciones y hoteles.

«Un evento de 10,000 personas podría ver a la mayoría de los asistentes concentrados en una docena de grandes hoteles», dice Findlay. «¿No tiene sentido permitirles recoger su credencial en un momento que les convenga, en lugar de unirse a las masas acurrucadas cuando las puertas se abren por primera vez?»

Los quioscos son unidades independientes con un teclado digital, lo que permite a los asistentes realizar cambios (sujetos a los protocolos de seguridad que el organizador desee incluir). El diseño de los quioscos y las pantallas grandes también son perfectos como plataformas de patrocinio, música para los oídos de la mayoría de los organizadores. También están diseñados para ser agnósticos, fusionándose con cualquier sistema de registro que utilicen los organizadores.

Tal estrategia también marca la casilla ‘verde’; Las credenciales se pueden imprimir directamente de un código de barras y en un stock de insignias sostenible. Se puede consumir menos papel con la impresión a doble cara. Y si cree que las tarjetas de identificación están pasadas de moda, Sprintr ofrece una pulsera que, al igual que su credencial de identificación, viene en papel biodegradable y sin plástico. Los quioscos de autoservicio también pueden imprimir pequeñas cuerdas de seguridad ecológicas que están hechas de bambú.

El registro de eventos puede no ser el elemento más emocionante de un evento, sin embargo, un enfoque más rápido, sin interrupciones y centrado en el cliente no solo deleita a sus visitantes, sino que debe brindarles más tiempo dentro de su evento. Y eso es lo que realmente importa.

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